Als Gewerbetreibender gehört nicht nur dein Kerngeschäft zu deinen Aufgaben, sondern auch die leidige Buchhaltung. Sie ist zeitintensiv und mitunter auch sehr komplex. Kein Wunder, dass viele Gewerbetreibenden dieses Thema so lange wie möglich vor sich herschieben. Und auch Fehler sind nicht selten. Durch meinen Beruf ist mir eines besonders aufgefallen: Es gibt typische Fehler in der Buchhaltung, die immer wieder auftauchen. Deshalb möchte ich dir jetzt erklären, welche Fehler das sind und wie du sie in Zukunft vermeiden kannst.
Was sind typische Fehler in der Buchhaltung?
Egal, ob du mit einem Steuerbüro zusammenarbeitest oder nicht: Ein Teil der Buchhaltung bleibt an dir hängen. Du musst dich um Geldeingänge kümmern, Zahlungen veranlassen, relevante Unterlagen und Rechnungen ablegen. Außerdem musst du Rechnungen erstellen, Kunden mit schlechter Zahlungsmoral mahnen und einiges mehr.
Gerade, wenn dir die vorbereitende Buchhaltung nicht liegt oder du einfach keine Zeit dafür hast, gibt es ganz schön viele Fettnäpfchen, in die du treten kannst. Lass dir sagen: Typische Fehler in der Buchhaltung kosten dich Zeit und Nerven! Du solltest deshalb versuchen, sie auf jeden Fall zu vermeiden.
In den nächsten Abschnitten teile ich einige Beispiele für typische Fehler in der Buchhaltung mit dir. Schaffst du es, die Stolperfallen immer auf dem Schirm zu haben, legst du die Basis für saubere Bücher, eine schnelle Abwicklung beim Steuerberater und maximale Kostenersparnis bei der Steuererklärung.
Du brauchst mehr als nur Tipps von einer Expertin? Dann vereinbare gerne ein Kennenlerngespräch mit mir. Dabei erkläre ich dir, wie ich dich bei der Finanzbuchhaltung unterstützen kann. Zahlreichen Kunden greife ich dabei bereits unter die Arme. Vielleicht auch dir schon bald?
Du hast kein Geschäftskonto
Wenn du keine Kapitalgesellschaft leitest, musst du kein Geschäftskonto haben. Wieso das so ist? Der Gesetzgeber erkennt Kapitalgesellschaften wie die AG oder KG als juristische Person an. Deshalb sind sie voll geschäfts- und kapitalfähig. Man muss sie also rechtlich und finanziell von ihren Gesellschaftern trennen. So kann man der Veruntreuung von Geldern entgegenwirken.
Im Umkehrschluss heißt das: Wenn du ein kleines Unternehmen führst, das nicht als juristische Person gilt – zum Beispiel als Einzelunternehmer -, besteht keine Pflicht für ein Geschäftskonto. Genau aus diesem Grund verzichten viele Unternehmer darauf, ein extra Konto für ihr Business zu eröffnen. Der Gedanke dabei: Weniger Stress, weniger Kontoführungsgebühren, bequeme Privatentnahmen sowie Finanzspritzen, Übersicht über alle Finanzen.
Kein Geschäftskonto zu haben ist aber nur auf den ersten Blick bequem. Im unternehmerischen Alltag führt das Finanz-Mischmasch schnell zu Verwirrung. Wenn du noch am Anfang stehst, wirst du das spätestens beim Erstkontakt mit deinem Steuerbüro merken: Dort wird man wegen des Fehlens eines Geschäftskontos in Schnappatmung geraten.
Aber warum ist ein Geschäftskonto so wichtig? Nur wenn du private und geschäftliche Geldströme sauber voneinander trennst, kannst du deine Bücher effizient, korrekt und zeitsparend führen. Die saubere Trennung führt außerdem dazu, dass das Fehlerrisiko sinkt. Eine buchhalterische Trennung im Nachhinein sorgt dagegen für Chaos und massiven Zeitaufwand.
Fehlendes Ablagesystem
Du sammelst deine Belege in Schuhschachteln? Rechnungen, die per E-Mail ankommen, tummeln sich in den ewigen Jagdgründen deines Posteingangs? Kurz vorm Termin mit dem Steuerberater gerätst du in Panik, weil du keine Möglichkeit hast, festzustellen, ob du wirklich alle Belege beisammenhast?
Dass das keine Basis für eine saubere Buchführung ist, muss ich nicht extra erwähnen – oder? Dennoch steht das fehlendes Ablagesystem für Belege weit oben auf der Liste für typische Fehler in der Buchhaltung.
Nun zu den Alternativen: Du könntest eine elektronische Ablage nutzen. Dabei sammelst du alle relevanten Belege digital an einem dafür vorgesehenen Ort. Eine gute Ordnerstruktur, eine sichere Cloud-Lösung oder der Einsatz einer Buchhaltungssoftware bieten sich an. So findest du alle Unterlagen, wann immer du sie benötigt. Außerdem hast du dadurch stets den vollen Überblick über deine Finanzen.
Rechnungen werden nicht ordnungsgemäß ausgestellt
Wichtig ist nur, dass deine Kunden schnell zahlen? Leider kommt es nicht nur darauf an. Wenn du auf selbstständiger Basis arbeitest und Rechnungen erstellst, musst du darauf achten, dass diese korrekt sind.
Die Pflichtangaben auf der Rechnung umfassen einiges: Leistungsdatum, Produkt oder Dienstleistung, nachvollziehbare Einheiten und Mengenangaben, ausstellendes Unternehmen, Rechnungsnummer, Empfänger, Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz sowie die Summe der Mehrwertsteuer, Bruttobetrag der Rechnung und einiges mehr.
Bist du Kleinunternehmer gemäß §19 UStG, weist du natürlich keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) aus. Bist du es aber nicht und vergisst, die Umsatzsteuer auszuweisen und einzurechnen, kannst du hinterher auch keine Vorsteuer ziehen. Das bringt finanzielle Nachteile für dich.
Außerdem sieht das Finanzamt falsch ausgestellte Rechnungen gar nicht gerne – vor allem dann, wenn die Fehler in der Rechnung sich auf die Steuerlast auswirken. Deshalb solltest du dir die Zeit nehmen, jede Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.
Fehlender Überblick über Geldeingänge
Als Gewerbetreibender hast du viel um die Ohren. Unter Stress neigt man dazu, gewisse alltägliche Unternehmensaufgaben zu vernachlässigen. Ist es dir schon einmal passiert, dass du erst Wochen später (oder vielleicht gar nicht) bemerkt hast, dass ein Kunde seine Rechnung nicht beglichen hat?
Bleiben Zahlungen unbemerkt aus, kann das Einfluss auf deine Liquidität nehmen. Das kann dazu führen, dass auch du zum Kunden mit schlechter Zahlungsmoral wirst. Außerdem möchte das Finanzamt deine Zahlungseingänge korrekt verbucht sehen. Das kannst du tun, um dieses Beispiel für typische Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden:
Je nachdem, wie viele Ausgangsrechnungen zu schreibst, solltest du mindestens einmal wöchentlich oder sogar täglich einen Blick auf dein Geschäftskonto werfen. Und auch, wenn es nervig ist und Zeit kostet: Stehen überfällige Zahlungen aus, solltest du mahnen. Ein gut geschmiertes Mahnwesen führt zu Liquidität und erleichtert die Buchführung.
Versäumen von Fristen
Mit der Buchhaltung gehen auch Abgabefristen einher. Kennst du diese nicht oder vergisst du sie regelmäßig, kann das ärgerlich werden. Wenn du die Abgabefrist für die Steuererklärung nicht einhältst, sind Zwangsmaßnahmen und Strafzahlungen die Folge.
Um das zu vermeiden, solltest du die Fristen kennen und Maßnahmen einleiten, um ein Vergessen zu verhindern. Auch wenn der Steuerberater deine Steuererklärung macht, musst du ihm deine Unterlagen frühzeitig bereitstellen. Plane dir das fest ein und beginne rechtzeitig mit der Vorbereitung.
Selbstüberschätzung oder Fehleinschätzung
Oft herrscht unter Selbständigen der Glaube, die „Buchhaltung regelt sich schon irgendwie“. Am Ende des Steuerjahres übergibt man die Unterlagen dann dem Steuerberater und alles ist in Ordnung. Doch genau diese Fehleinschätzung führte bei einigen meiner Kunden dazu, dass typische Fehler in der Buchhaltung waren.
Buchführung ist komplex. Fehler bringen meist Konsequenzen mit sich. Das können Strafen durch das Finanzamt sein. Zum Beispiel, wenn Fristen versäumt, Belege unterschlagen oder Erklärungen falsch abgegeben werden. Probleme mit dem Finanzamt wünscht sich wirklich niemand, glaub mir das!
„Das bisschen Buchhaltung“ bringt auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand mit sich. Durch die hohe Komplexität der Zusammenhänge in der Finanzbuchhaltung treten bei halbherziger Vorbereitung Fehler auf, die einen Rattenschwanz an Nacharbeit nach sich ziehen.
Bedenke auch, dass der buchhalterische Aufwand proportional zum Umsatz zunehmen kann: Je mehr Rechnungen du schreibst und je mehr du einkaufst, desto mehr Arbeit fällt in der Buchführung an. Vielleicht konntest du deine Buchhaltung am Anfang deiner Selbständigkeit noch gut schaukeln, jetzt aber nicht mehr? Auch das ist vollkommen normal!
Nicht umsonst gibt es Experten, an die du deine Finanzbuchhaltung auslagern kannst. Das möchtest du jetzt auch angehen, um typische Fehler in der Buchhaltung vermeiden zu können? Dann melde dich gerne bei dir. Ich greife dir professionell unter die Arme, damit du wieder deinem Kerngeschäft nachgehen kannst. Wenn du mehr über den Buchführungsservice Bianca Mothes erfahren möchtest, kannst du dir mein Angebot gerne genauer ansehen:
So geht´s ohne typische Fehler in der Buchhaltung
Buchhaltung gilt als trocken und hochbürokratisch. Kein Wunder, denn sie fußt auf gesetzlichen Vorgaben und organisatorischen Strukturen. Wenn du im unternehmerischen Alltag ausreichend Zeit und Motivation zur Verfügung hast, um das Thema professionell anzugehen, kannst du die Buchführung selbst erledigen. Die typischen Stolperfallen und Tipps zum Vermeiden kennst du ja jetzt.
Wenn typische Fehler in der Buchhaltung aufgrund deines Arbeitsaufkommens aber an der Tagesordnung stehen und du die Konsequenzen leid hast, solltest du dir jemanden ins Boot holen. Durch eine kompetente Beratung und das Auslagern deiner Buchhaltung sparst kannst du dir Zeit und Nerven. Beides kannst du in deinem Kerngeschäft gewinnbringender einsetzen.
Beste Grüße,
deine Bianca
